集团各部门，各产业集团：
为进一步加强对集团所属办事处、会所等非盈利机构的管理，3月下旬至4月初，由集团综合部牵头，联合财务部、劳资企管部、审计督察部先后对集团驻呼办事处、新维会所、商学院、网球馆和建筑知识教育馆进行了检查，现将检查结果通报如下：
一、总体情况
通过本次检查，我们发现，驻呼办、新维会所已建立了较为完善的管理制度和操作流程，能积极履行机构职能，对外树立企业形象，各项工作正逐步形成制度化、规范化和标准化。新维商学院、网球馆和建筑知识教育馆的日常管理工作总体感觉较好，但均不同程度地存在管理上的问题和不足，比如管理归属不明确、岗位职责不清、管理制度和规程落实不到位，缺乏长效的监督、检查、制约机制，有待于进一步明确、完善和解决。
二、存在的问题
（一）呼市办事处
餐饮管理方面：没有订餐和退餐记录，只有餐饮结算单作为接待、结算的记录，造成核算成本依据不够充分；烟酒、食材及辅料的出入库混杂在一起，未按产品名录要求分类记帐，不利于日常考核；后厨人员未定期体检，未佩戴服务卡，未办理健康证，工作服不够干净整洁。
客房管理方面：客房预订登记表未注明产业集团指定联系人，未建立顾客遗失物品登记表；服务员未着工作服，未佩戴服务卡；部分房间设施如毛巾架、窗纱等有损坏现象；部分客房及茶艺间窗台灰尘明显，窗帘皱褶严重，书画间桌面有胶类污渍等；部分客人退房时丢失或带走房卡，造成损失并给客房管理带来不便。
行政事务方面：文件资料未建立目录，管理较为凌乱；未建立文件收发、审批流程，且有部分文件遗漏；司机和车辆管理空白。
财务管理方面：未建立固定资产卡片，台账信息不完整，缺少购建时间和存放地点等信息，且不能及时反映新增及报废处置情况，低值易耗品台账分类不清晰。
人力资源管理方面：无员工花名册；员工录用、离职手续不齐全；未制定培训制度和年度培训计划；对员工的考勤记录不完整，对员工的日常考核结果未经本人签字确认，未反馈本人。
（二）新维会所
餐饮管理方面：库房食材的领用记录不详细，不利于成本费用核算考核，烟酒类食品出库只有日记本记录，没有出库单，不符合管理要求；安泰厅餐桌桌底、员工餐厅储物架上以及雅间门格里有明显的灰尘，洗手间镜子表面有污渍，办公室门口枯萎的盆花未及时清理。
行政事务方面：文件资料未建立目录，未按照年度分门别类管理，未建立文件收发、审批流程，且有部分文件遗漏。
财务管理方面：部分固定资产未设置卡片，部分退役固定资产仍在台账中未及时处置。
人力资源管理方面：新维会所在实际工作中有对厨师、服务员、传菜员进行用餐礼仪、讲菜等方面的培训，但未制定系统的培训制度和年度培训计划；对员工的日常考核结果未经本人签字确认，未反馈本人。
（三）新维商学院
新维商学院的整体卫生情况较差，贵宾接待室、职工之家灰尘较大；部分地板有破损、鼓包现象；走廊内的企业报纸、宣传画册未及时更新；会议室物品配备不齐全，只提供茶水，其它如笔、纸等均未配置。
（四）网球馆
网球馆球场四角杂物较多，存在随意摆放家具的现象，显得较为凌乱；卫生间不干净，有明显异味；接待区、走廊内的企业报纸、宣传画册未及时更新。
（五）建筑知识教育馆
建筑知识教育馆展厅背景的房间内有杂物；部分电子显示屏有故障无法正常使用；主机设备使用不稳定；部分电脑以及阶梯教室音频设备、麦克风、部分椅子损坏未及时修复。
三、其它需要研究解决的问题
在检查过程中，检查组成员与部分员工进行了座谈，员工从各方面向检查组反映了一些管理中的问题，需要集团进一步明确或予以研究解决。
（一）驻呼办事处
1．员工日常考核是否设立全勤奖；
2．客房保洁是否设退房费；
3．员工工作餐是否日清月结。
（二）新维会所
1．会所的管理线条不明晰，各自的岗位职责不明确；
2．部分管理人员有情绪化倾向，员工反应较为强烈。
（三）新维商学院
1．新维商学院的日常管理存在空白，职责不明确，缺乏相应的制度约束和流程规范；
2．职工之家的日常管理以及设备设施的修缮和维护工作需要明确管理归口单位；
3．集团出租物业的物业费、电费、网费的计算和收取需要进一步明确。
（四）网球馆、建筑知识教育馆
网球馆的归口管理部门需要明确，建筑知识教育馆的日常维护工作需要明确责任主体。
四、整改意见
针对检查过程中发现的以及员工反映的问题，经集团研究，提出如下整改意见：
（一）管理归属
集团下设的驻外办事处、会所、新维商学院、网球馆、建筑知识教育馆等非营利性机构的归口管理部门为集团综合部，捷诺洗车、艾丽洁洗衣的归口管理部门为集团劳资企管部。新维商学院、网球馆和建筑知识教育馆由综合部委托维邦物业公司经营管理，施行承包制，各项费用包干并由集团一次性核定。综合部、劳资企管部、商服事业部各自重点进行目标责任的制定、考核、监督、检查的职责。
（二）餐饮管理
1．关于订餐和退餐，驻呼办事处应明确具体联系人和各产业集团指定联系人，有利于追溯、核查用餐情况，避免因沟通不到位造成浪费，同时，员工工作餐必须做到日清月结，去呼市出差的员工在办事处就餐当天签字确认用餐费用；
2．驻呼办事处、新维会所的烟酒、食材的出入库应分门别类，记录清晰，特别是一些高档珍贵食材的出入库应制表详细记录，必须按月进行物资消耗核算，定期进行盘盈查亏；
3．厨师、服务员和保洁人员的着装应干净、整洁、统一，同时佩戴服务卡，厨师要定期组织进行健康体检，办理健康证。
（三）行政、财务、人力资源管理
1．驻呼办事处、新维会所应对文件资料建立目录并分门别类管理，建立文件收发、审批流程，特别是对密级文件及关系到员工切身利益的文件要传达到位，妥善保管；
2．驻呼办事处的车辆管理工作要严格执行集团的标准化管理制度，建立一套有关驾驶员的礼仪、派车单、日常车辆保养、行车记录、以及违规和事故等有效的管理办法；
3．应派专人按照财务管理要求清点资产并造册登记，对财务不相容岗位由同一人担任的情况应执行财务体系不相容岗位分离的有关规定；
4．驻呼办事处、新维会所应有专人负责采集信息，建立员工信息档案；完善员工录用、离职手续；制定培训制度和年度培训计划，对厨师、服务员、保洁人员等开展相应的培训工作，以便更好地履行岗位职责，提升服务水平；
5．要严格考勤并列入月度考核成绩，对员工的日常考核结果要经本人签字确认并反馈本人，要让员工认识自身不足之处，清楚以后努力改进的方向。
（四）物业管理
1．卫生管理要明确范围，制定详细的规范流程，每天组织清扫、清洁，不留卫生死角，要建立考核制度和卫生巡查制度；
2．安全防火工作应加强检查，要实行责任制、每天定时检查，重点检查有可能引发火灾的电源，定期检查防火措施、灭火器等；
3．对设备、设施的日常管理、维护和保养要及时、到位，要建立物业巡查制度，定期对设备、设施进行检查，对人为造成设备、设施损坏的，应严格落实相应的处罚机制。
（五）其他问题
1．关于驻呼办事处全勤奖事宜，由办事处相关责任人向员工解释清楚，即每个员工每月工作满26天即为全勤，就能领到本月的全额工资，在此基础上，每多工作一天，奖100元，以此类推；
2．关于客房保洁退房费事宜，根据客房保洁的工作性质，客房保洁应设退房费，由驻呼办事处拿出具体的量化考核办法；
3．关于新维会所部分管理人员有情绪化管理事宜，由归口管理单位负责约谈，杜绝以后这类现象的发生，在会所营造轻松、愉快、和谐的工作生活氛围；
4．新维商学院、建筑知识教育馆日常的卫生清洁、设备设施维护、更换由维邦物业公司负责，展品更新由集团综合部负责；
5．新维商学院郭永忠和德慧公司使用的办公室，2013年的物业费、电费等费用由集团承担，从2014年起由其自行承担。
针对上述的日常管理中存在的问题，相关单位要认真分析查找原因，制定具体的整改措施并在本月底前整改完毕。集团将每月不定期地对各驻外机构、会所以及场馆进行检查通报，检查结果将纳入各单位月度考核中，并与当事人及主管领导的月度考核工资挂钩，屡次整改不到位的，将追究相关责任人的责任。
二○一三年四月二十三日
