各产业集团，直属公司：

    根据集团档案管理制度的规定,决定对各部门、各产业集团、直属公司上一年度形成的各类档案材料进行整理归档。为确保此项工作的顺利进行，现就有关事宜通知如下：

    一、归档与归档范围：

    根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，请各单位结合《新维控股集团档案管理实施细则》（原《新大地建设集团档案管理实施细则》）认真做好归档材料的立卷归档工作。本次整理移交的材料是2009年度各单位产生的归档材料、工程资料、上级有关来文、向下发文（会计档案仅上交2008年的相关资料）等。

    二、档案的立卷与归档要求：

    集团各部门、各产业集团、直属公司档案员负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。

    根据《档案行业标准归档文件整理规则》的要求，结合我公司实际，对归档材料要求如下：

    （一）凡文件类的归档材料实行以件为单位归档。公司内发文要附文件发文笺底稿、正本、附件。底稿及发文笺不得使用圆珠笔、铅笔等书写材料，文件底稿及发文笺应使用蓝黑墨水或碳素笔书写、签发。发文笺及正文上须盖发文单位的公章。发文笺上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。请示类文件要求提供相关批复材料（批复在前，报告在后）。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。

    文件资料移交时一律使用不锈钢钉装订。（左侧装订）

    装订顺序：请示类文件（批复在前，报告在后）

    公司内发文（正本、附件、发文笺、底稿）

    （二）基建、设备等专业性归档材料,仍按以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。

    （三）凡不符合档案归档载体要求的档案材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，比如：压感纸打印、传真纸等必须进行复制（印），计算机打印的档案材料希望使用激光打印、尽量不用喷墨打印、不得使用色带打印。

    （四）归档材料必须完整，集团归档部门将在整理过程中要逐卷（件）检查，做到不缺项、不漏项,不把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

    三、档案的移交要求：

    （一）归档验收：

    移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

    （二）移交手续：

    归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。移交表在集团办公楼307室领取。

    （三）归档移交时间：

    集团各部门、各产业集团、直属公司请于4月1日前移交2009年度归档材料。

    四、其他事项：

    （一）各部门、各产业集团、直属公司要高度重视此项工作，要责成专人负责，确保在规定时间内保质保量的完成工作任务。

    （二）档案归档过程中如有疑问请与集团档案室常树青联系，联系电话：15248442898（小号：62398）。

                                    二○一○年三月四日